Kriterien für Enterprise Apps
Wer heute eine mobile Software-Lösung für den Außendienst (Enterprise-App) auswählen möchte, sieht sich vor einer kaum überschaubaren Fülle von Software-Architekturen und Mobilgeräten. Viele der für den Büro-Arbeitsplatz geltenden Kriterien können auf mobile Arbeitsplätze nicht angewendet werden und durch die Mobilität kommen weitere Kriterien hinzu.
Dieser Artikel richtet sich an Entscheider soll einen möglichst umfassenden Überblick über die technischen Aspekte geben, ohne dabei allzu viel Informatik-Wissen voraus zu setzen. Er basiert auf unseren Erfahrung aus diversen Beratungsgesprächen zu mobilen Software-Lösungen.
Überblick
Enterprise-Apps werden meist aus Gründen der Kostenersparnis und/oder des besseren Services dem Kunden gegenüber eingeführt. Ein gesonderter Artikel beleuchtet die betriebswirtschaftlichen Aspekte mobiler Software-Lösungen.
Mobile Software-Lösungen umfassen selten völlig neue Arbeitsschritte, sondern ersetzen Arbeitsschritte, die bisher manuell (z.B. auf Papier) durchgeführt wurden oder nicht in das bestehende ERP- oder CRM-System integriert waren.
Somit stellen Enterprise-Apps ein Hilfsmittel in einer sehr speziellen Arbeitsumgebung dar. Durch die mobile Situation wird der Anwender häufiger abgelenkt und zeigt deutlich weniger "Spieltrieb" beim Umgang mit der Software, als dies im Büro der Fall ist. Die Anforderungen an die Benutzbarkeit (Ergonomie) der Lösung ist demnach deutlich höher als im Büro. Hinzu kommt dass die Umgebung (Lärm, schlechte Beleuchtung, ...) und die oft limitierten Eingabe-Möglichkeiten (keine Maus, Behelfs-Tastatur, ...) die Bedienung der Software erschweren.
Im folgenden beleuchten wir die Aspekte der Software-Architektur und der am Markt verfügbaren Mobilgeräte bezüglich ihrer Auswirkung auf die Benutzbarkeit.
Software Architektur
Grundsätzlich gibt es drei verschieden Arten der Software-Architektur, die sich durch die Art der Verbindung zwischen Zentrale (ERP- bzw. CRM-System) und Mobilgerät unterscheiden:
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Offline: Das Mobilgerät arbeitet autark und wird nur gelegentlich mit der Zentrale zum Datenabgleich verbunden.
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Online: Das Mobilgerät arbeitet auf Basis des Internet-Browsers oder verhält sich analog. Wenn keine Verbindung zur Zentrale besteht ist die Anwendung nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar.
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Intermittierend: Dynamischer Wechsel zwischen Online und Offline. Es wird offline gearbeitet und nur bei Bedarf eine Verbindung zur Zentrale hergestellt.
Offline
Offline-Betrieb ist der Klassiker der mobilen Software-Architekturen. Populär wurde sie Mitte der neunziger Jahre mit dem Aufkommen des Palms zur Verwaltung von Kontakten und Terminen, die mit dem Büro-PC abgeglichen werden konnten. Dieser Ansatz wird heute nur noch selten genutzt und steht auf Mobilgeräten mit Android gar nicht mehr zur Verfügung.
Der große Vorteil der Offline-Architektur ist ihre Unabhängigkeit von der Qualität einer Funkverbindung. Die Anwendungen stehen immer zur Verfügung, leiden aber gerne unter mangelnder Aktualität der Daten. Denn alle in der Zentrale erfolgten Änderungen seit dem letzten Abgleich fehlen natürlich auf dem Mobilgerät. Je größer der zeitliche Abstand zwischen zwei Datenabgleichen ist und je häufiger die betreffenden Daten verändert werden, desto ungeeigneter ist somit die Offline-Architektur.Online
Die Online-Architektur folgt dem derzeitigen Trend bei Büro-Lösungen: Weg von lokal auf dem Client laufender Software.
Der große Vorteil der Online-Architektur ist, dass die Software komplett auf dem Server läuft und der auf dem Mobilgerät bereits vorinstallierte Internet-Browser genutzt werden kann. Damit entfällt eine Installation der Client-Geräte und die Administration wird entsprechend vereinfacht.
Leider ist eine hundertprozentig flächendeckende Funkverbindung schon mit WLAN kaum möglich und im Mobilfunk erst recht undenkbar. Bereits wenige Prozent Ausfälle der Anwendung aufgrund von Funklöchern führen bei den Anwendern schnell zum Eindruck einer unbrauchbaren Anwendung.
Um auch in Funklöchern zumindest die Anzeige von statischen Daten und einer einzelnen Eingabemaske zu ermöglichen, bieten viele Online-Architekturen die Möglichkeit der Datenpufferung. Die Adminstrationsvorteile sind damit aber schon zum Teil dahin, denn eine Software-Installation auf dem Mobilgerät ist nun unumgänglich.
Erfolgt die Online-Verbindung zwischen Mobilgerät und Zentrale über Mobilfunk, sind die hohen Kosten für die Datenübertragung nicht zu vernachlässigen. Das zu übertragende Volumen ist erheblich höher als bei den anderen Architekturen, da nicht nur Daten sondern auch die Dialoge von der Zentrale zum Mobilgerät geschickt werden müssen.
Intermittierend
Bei der intermittierenden Architektur arbeitet das Mobilgerät wie bei der Offline-Architektur, baut aber bei Bedarf eine Verbindung zur Zentrale auf.
Dieser Ansatz nutzt das Wissen aus, dass ein Großteil der Daten auf dem Mobilgerät Stammdaten sind, die nur sehr selten verändert werden. Damit kann das System weit gehend aktuelle Daten anzeigen und hält des Übertragungsvolumnen niedrig. So lange sich das Mobilgerät in einem Funkloch befindet leidet lediglich die Aktualität. Die Anwendung an sich bleibt aber benutzbar.
Die intermittierende Architektur ist sicherlich die komplizierteste, so dass bei der Auswahl einer solchen Lösung auf Referenzen geachtet werden sollte, aus denen hervorgeht, dass die für Kommunikation und Datenabgleich verwendeten Systembausteine ihre Funktionsfähigkeit bereits bewiesen haben.
Mobilgeräte
Am Markt finden sich heutzutage eine Vielzahl unterschiedlichster Mobilgeräte, die sich in der Handhabung, Größe und Gewicht unterscheiden. Je nach Arbeitssituation ergeben sich ganz unterschiedliche Kriterien für ein geeignetes Mobilgerät. Beispielsweise ist ein Notebook viel zu schwer um im Stehen ohne eine Ablage genutzt werden zu können. Ein Mobiltelefon ist hingegen weit gehend ungeeignet zur Eingabe von Freitexten. Ein separater Artikel gibt einen Überblick über die verschiedenen Mobilgeräte.